Dokumente und Extraktion
Lieferantendokumente hochladen, Aussagen auslesen lassen und prüfen.
Lieferanten schicken Konformitätserklärungen, Prüfberichte und Spezifikationen. Unter Dokumente laden Sie diese hoch; Conformate liest die Aussagen daraus aus und legt sie Ihnen zur Prüfung vor.
Hochladen
- Auf Dokumente hochladen klicken.
- Den Lieferanten wählen. Er ist Pflicht.
- Dateien hineinziehen oder auswählen: bis zu 10 Dateien auf einmal, alle vom selben Lieferanten.
- Verarbeitung starten.
Unterstützt werden PDF, Word (DOCX) und Excel (XLSX) bis 25 MB je Datei. Nicht lesbar sind passwortgeschützte PDFs und eingescannte PDFs ohne Textebene; eine Texterkennung gibt es noch nicht. Laden Sie dieselbe Datei ein zweites Mal hoch, verweist Conformate auf das vorhandene Dokument.
Ohne Auswertung ablegen: Setzen Sie diesen Haken bei Belegen, die nicht ausgelesen werden sollen, etwa Rechnungen. Auswerten lässt sich ein solches Dokument später in der Prüfung.
Was die Extraktion ausliest
Die Extraktion läuft im Hintergrund; Sie können währenddessen weiterarbeiten. Sie sucht im Dokument nach Aussagen zu den Themen, die Ihre Organisation unter Einstellungen → Themen führt: Stoffe, Stoffgruppen, Regelwerke und Eigenschaften. Zu jeder Aussage erfasst sie, soweit vorhanden:
- die Aussage selbst, zum Beispiel „Nicht enthalten“ oder „Unter Grenzwert“,
- den Messwert mit Einheit,
- das Material, für das sie gilt,
- die Gültigkeit,
- das Zitat aus dem Dokument.
Neue Themen legt die Extraktion nie an. Ein Ergebnis ist immer ein Vorschlag, erst Ihre Bestätigung macht daraus einen Nachweis.
Die Dokumentenliste
Die Liste zeigt Datei, Datum, Lieferant und Status. Was Arbeit braucht, steht oben. Der Dateiname öffnet die Prüfung, die Lupe eine Vorschau.
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Extraktion läuft | Conformate liest das Dokument gerade aus. |
| Prüfung ausstehend | Es gibt offene Vorschläge. |
| Geprüft | Alle Vorschläge sind bestätigt oder abgelehnt. |
| Keine Aussagen erkannt | Die Extraktion lief, hat aber nichts zu Ihren Themen gefunden. |
| Fehlgeschlagen | Das Dokument ließ sich nicht auswerten; der Grund wird angezeigt. |
| Ohne Auswertung abgelegt | Das Dokument wurde bewusst nicht ausgelesen. |
Prüfen und bestätigen
In der Prüfung sehen Sie die offenen Vorschläge, gruppiert nach Material, und darunter die bereits bestätigten Aussagen. Für jeden Vorschlag können Sie:
- ihn bestätigen, gegebenenfalls nach einer Korrektur,
- ihn ablehnen,
- das Material zuordnen oder ändern, auch ein neues Material anlegen.
Mit Alle bestätigen übernehmen Sie mehrere Vorschläge auf einmal. Widerspricht ein Vorschlag einem bereits bestätigten Nachweis, zeigt Conformate das vor dem Bestätigen an.
Fundstellen im PDF
Mit PDF anzeigen öffnen Sie das Dokument neben der Prüfung. Ein Klick auf einen Vorschlag springt zur Stelle im PDF und markiert das Zitat. Weicht der Text im PDF etwas vom Zitat ab, erscheint der Hinweis „Ungefähre Fundstelle“.
Dokumente per E-Mail
Sie können Mails an Conrad weiterleiten (siehe Conrad). Anhänge daraus werden derzeit noch nicht automatisch ausgelesen; laden Sie Lieferantendokumente bitte über Dokumente hochladen hoch. Wird ergänzt.